kalau ingin lihat PPT Organisasi Perkantoran -->>
klik disini
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi
manajemen yang sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan
secara efektif dan efesien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi
bisa mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber
daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang
menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya,
bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan
dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua
aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi
dalam mendesain struktur organisasisebuah perusahaan.
Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer
berasal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun
terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain
beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian
perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari Tahun ke tahun. Hal
tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip
organisasi, struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan
pekerjaan, serta sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat
urgen sekali dalam pembahasan organisasi perkantoran. Dan selanjutnya
untuk lebih jelasnya akan dibahas di bab berikutnya.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Organisasi dan Perkantoran
Ada banyak macam organisasi dan banyak pula rumusan tentang
pengertian “organisasi”. Namun, secara sederhana dapat dikatakan bahwa
organisasi adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang demi
mencapai tujuan yang disepakati bersama[1].
Tapi ada pengertian lain tentang organisasi Sedangkan
Matthias Aroef mengemukakan bahwa suatu organisasi terjadi apabila
sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuannya. Sejalan dengan
itu Pfiffiner dan Sherwood memberikan definisi organisasi sebagai suatu
pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu
muka, secara intim dan terikat dalam suatu tugas yang bersifat kompleks,
berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan
mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis.
Adapun Allen berpendapat bahwa organisasi adalah suatu
proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja,
mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan
hubungan-hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama
secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan[2].
Sementara itu, Stacey (1996) berdasarkan hasil penelitiannya
menyimpulkan bahwa setiap organisasi yang dibentuk oleh manusia merupakan
jaringan orang-orang, yang berfungsi sebagai agen-agen individu dan
berinteraksi satu sama lain secara internal dalam suatu organisasi. Di samping
itu, mereka juga berinteraksi secara eksternal dengan agen-agen lain dari
organisasi yang berbeda[3].
Definisi Kantor: Kantor (dari bahasa Belanda kantoor)[4]
adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang
dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil
maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi kepada dua
jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor
pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang.
B. Prinsip Organisasi
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu
perusahaan atau organisasi. Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam
penggunaan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuangan.
Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip yang
harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
1.
Spesialisasi Pekerjaan
Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana derajat dalam
organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi terkenal
setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhasil mengimplementasikan spesialisasi
pada assembly line ford model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui
pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai,
sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan
produsen mobil lain. Sejak saat itu, spesialisasi menjadi standar bagi dunia
industry di seluruh dunia, terutama pekerjaan yang hanya memerlukan skill
rendah.
Pengulangan tugas yang serupa dengan rentang waktu yang lama
akan meningkatkan tingkat produktifitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun
di sisi lain, hal ini juga akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas
pekerjaan rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja. Jika dikalkulasi,
hal tersebut akan mereduksi manfaat yang dijanjikan dari penerapan spesialisasi
pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan
untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir aau menempatkannya dalam
sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dapat meningkatkan
produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.
Seorang manajer administrasi harus dapat menentukan
pekerjaan mana yang harus dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan,
untuk menghindari dampak negatif dari penerapan spesialisasi pekerjaan.
- Departementalisasi
Unsur ini merupakan dampak dari spesialisasi pekerjaan,
dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya,
fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada
devisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat
digabungkan dengan departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan
untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan.
Tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan
perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang
berkaitan dengan makanan instan (Indomie, Supermie, Sarimie, ataupun Kecap
Bangau) dalam PT. Indofood Sukses Makmur. Hal ini meningkatkan akuntabilitas
pada kinerja sebuah produk, karena aktifitas yang berkaitan dengan produk yang
serupa (makanan) di bawah koordinasi perusahaan atau manajer yang sama.
Kategori lain dalam departementalisasi adalah kategori
wilayah atau geografi. Perusahaan yang mempunyai target market regional,
nasional, maupun internasional biasanya memiih jenis ini. Microsoft dan
perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager
yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di suatu
negara. Kategori lain adalah berdasar pelanggan yang dilayani sebuah
perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari sebuah bank yang mengelompokkan
pelayanan kredit berdasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkan. Nasabah
eksklusif yang tabungannya di atas 1 millyar rupiah harus berbeda dengan
nasabah yang tabungannya di bawah 50 juta.
Organisasi di lapangan sangat jarang menggunakan 1 kategori,
minimal 2 kategori digunakan dalam pengorganisasian operasi perusahaan.
- Rantai Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas
(pekerjaan) akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan
“kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya harus
berkonsultasi jika terdapat masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting
dalam menjelaskan rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut
Robbins (2003), otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial
seperti memberikan tugas dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan
dijalani. Untuk menjaga agar dapat dijalankan, perlu kesatuan perintah yang
mensyaratkan idealnya seseorang hanya mempunyai seorang atasan. Di mana dia
dapat melaporkan dan mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
Namun, seiring dengan berkembangnya tegnologi, prinsip
rantai komando, otorias dengan kesatuan perintahnya menjadi kurang relevan.
Staf dapat menggunakan email untuk berkomunikasi dengan CEO atau direktur yang
lain tanpa melalui supervisornya. Di sisi lain ada tuntutan agar staf lebih
mandiri dalam pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim
cukup relevan dan diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk
organisasi semacam militer ataupun organisasi pemerintahan, unsur rantai
komando masih menjadi standar dalam penyusunan struktur organisasi.
- Rentang Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat
dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua isu strategis
yang bekaitan dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan
yang besar (dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur
organisasi horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunakan
rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi
bawahannya lebih dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan
rentang pengawasan yang lebar. Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal
tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau
supervisor dan membuat pengambilan kepputusan berjalan lambat. Hal tersebut
membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih banyak diimplementasikan
diberbagai organisasi (Hammer dan Champy; 1993) dengan manfaat fleksibilitas
yang meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui kemandirian yang
diberikannya.
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil
keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pemimpin
atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan
menggunakan sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi.
Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat di mana pembuatan
keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez Mejia,
Balkin, dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan
wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang
berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan
menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam
menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan
menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini
tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas.
Hal inilah yang mendasari penerbitan Undang Undang Otonomi Daerah Nomor 25
tahun 1999, karena pemerintah Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintah
daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya
memahami dan mengetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah
pusat.
- Formalisasi
Unsur ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji dkk (2004) sebagai
dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan
pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah
pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada sudah diformalisasikan, akan diketahui
pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan
bagaimana cara menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam
organisasi yang telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi
dan kreatifitas sebagai standart ukurannya, biasanya tidak memformalisasikan
pekerjaannya terutama untuk karyawan R&D nya. Namun untuk staf administrasi
dengan jenis pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisasi akan diterapkan
sebagai alat kontrol atas penerapan administrasi yang baik.
C. Struktur Organisasi
Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka
diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap
orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini
menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah
susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu
organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat
dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan
beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa
departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang
lebih rumit.
Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas
kerja dan kaitkan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi
juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki
organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan
kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel
atau anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa
hal yang penting, yakni spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya,
berbeda pula tugas dan tangung jawabnya), standardisasi (perlu ada suatu
prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu), koordinasi (perlu
ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan
keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu pimpinan pusat
(sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada tiap-tiap bagian
(desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk
menangani suatu jenis pekerjaan).
Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan
departementasi, struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.
1.
Departementasi (fungsional, produk, wilayah)
Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan
departementasi akan dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup
banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada
perusahaan-perusahaan menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi
fungsional adalah organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang
struktur organisasi lini, staf dan lini-staf:
a.
Organisasi Lini
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi
yang paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang
tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi
ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi,
penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada
perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi
berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi
tradisional atau klasik[5].
Kelebihan struktur garis.
Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang
diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini
juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak
ada halangan birokrasi[6].
Kekurangan struktur garis.
Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan
spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih
kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas
khusus sendiri karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial
berkembang, beberapa tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga
sering gagal memberikan pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada
beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka
mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial[7].
b.
Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari
organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional
dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih
bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk
lini[8].
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf. Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis terbebas
dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer
pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan
secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah
fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan
menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini
akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan sebagian besar
pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis[9].
Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering
menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali
karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita
temukan fenomena karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini
mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi
perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf[10].
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden
direktur dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer
pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul
tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang
disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.
c.
Departementasi Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada
beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali,
maka perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap
struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan
struktur organisasi fungsional[11].
Kelebihan struktur produk.
Struktur ini memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan
prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan
seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam
keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan
tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat[12].
Kekurangan struktur produk.
Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing
dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa
devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh
beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan[13].
d.
Struktur Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite
merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi
utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial,
dimana yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe
ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan
sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan,
struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya[14].
Kelebihan struktur komite.
Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada
yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat dalam wewenang
garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict of interest dari anggota
komite dapat dikatakan lebih minim dibandingkan “orang dalam” organisasi.
Sebagai tambahan, pandangan yang luas dan beragam dari anggota komite
memperluas rekomendasi mereka dan meningkatkan penerimaan dari yang lain,
sehingga meningkatkan validitas rekomendasi tersebut. Penggunaan struktur
komite juga mengurangi resiko membuat keputusan yang salah[15].
Kekurangan struktur komite.
komite sring kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi
dengan baik. Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi
oleh beberapa individu.
e.
Departemen Wilayah
Pembentukan struktur organisasi departementasi/divisional
wilayah sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi tersebar di berbagai
wilayah baik pada beberapa Negara, propinsi, maupun daerah. Tujuan terbentuk
organisasi ini dalam rangka meningkatkan pangsa pasar produk-produk mereka.
Struktur organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha perbankan,
perdagangan, asuransi, dan sebagainnya. Bentuk struktur dapat dilihat sebagai
berikut[16].
D. Manajemen Perkantoran
Berdasarkan pemahaman mengenai organisasi dan manajemen
secara umum, kini dapatlah dikatakan bahwa manajemen perkantoran adalah proses
kerja sama didalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan
sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan,
pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan)
1.
Pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor atau tata usaha sering juga disebut paper
work (pekerjaan kertas) atau clerical work (pekerjaan tulis menulis)
karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis menulis atau berkaitan dengan
kertas. Namun, secara luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan
menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Keterangan-keterangan
itu mencakup surat-surat, dokumen, keputusan yang pernah diambil, agenda
bekerja, perintah, laporan, prosedur kerja, data karyawan, investarisasi
kekayaan organisasi, dan sebaginya[17].
Peranan pekerjaan kantor antara lain menyediakan
keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat
keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
dalam keseluruhan.
Pekerjaan biasanya merupakan akibat dari kegiatan pokok
(operatif) organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan susu mempunyai kegiatan
pokok mengolah susu segar menjadi susu bubuk. Dalam menjalankan kegiatan pokok
tersebut dengan sendirinya perusahaan ini harus menerima pesanan konsumen,
mencatat bahan baku yang dibelinya, menghitung produk yang dihasilkan, mendata
jam kerja karyawan, membuat akta pendirian perusahaan, mengurus perizinan
usaha, menghitung dam membayar pajak, dan sebagainya yang semuanya melibatkan
pekerjaan kantor.
Salah satu cirri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan,
artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain. Cirri
lainnya adalah berkaitan dengan seluruh unsure organisasi, dan bahkan dilakukan
oleh semua pihak didalam organisasi. Misalnya, seorang manajer yang menyimpan
surat perintah rahasia dari atasannya sebenarnya melakukan tugas pengarsipan.
Semua karyawan yang mengisi kartu presensi ketika masuk kantor sebenarnya juga
melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.
Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor
antara lain meliputi pengolahan arsip dan investarisasi, komunikasi internal
dan eksternal, tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha
kepegawaian, dan penataan ruang kantor. Semua itu bisa dilakukan oleh satu unit
tersendiri (misalnya manajemen kantor) atau dibagi-bagi kedalam beberapa unit.
Bahkan dalam organisasi yang kecil tidak jarang semua pekerjaan itu dilimpahkan
kepada seorang saja. Misalnya sekertaris.
Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh George Terry,
pada umumnya waktu kerja didalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam
kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut:
- Mengetik
24,60%
- Menghitung
19,50%
- Memeriksa
12,30%
- Menyimpan
arsip
10,30%
- Menelpon
8,80%
- Menggandakan
6,40%
- Mengirim
surat
5,50%
- Lain-lain
12,70%
E. Personel kantor
Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut
personel kantor. Sama seperti orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi
yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam
bahasa latin apparatus berarti alat) atau sumber daya untuk mencapai
tujuan organisasi. Kehususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola
informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.
1. Tugas dan tanggung jawab
personel kantor
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas
dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi
kecil bias jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris
saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat,
mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan,
menerima tamu, dan sebaginnya. Sebaliknya, dalam sebuah organisasi yang besar
mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim
personel masing-masing yang dimiliki tugas dan tanggung jawab berbeda-beda
pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum, dapatlah
disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut[18]:
- Kepala
kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelanggaraan seluruh pekerjaan
kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas
di antara seluruh personel kantor, mengawasi kebenaran, ketepatan, dan
kerapian kerja para personel, mengurus pemenuhan perlengkapan-perlengkapan
kantor sesuai kebutuhan, dan sebagainya.
- Petugas
arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua saurat masuk
dan keluar.
- Pembuat
surat bertanggung jawab tas pembuatan konsep surat keluar.
- Penerima
tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu dan menerima telpon.
- Petugas
keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengolaan kas dan pembukuan secara
cermat.
2. Syarat-syarat personel
kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai
dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel
kantor adalah sebagai berikut[19]:
- Syarat
pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan
penggolongan/klasifikasi berdasarkan criteria tertentu. Ia perlu menguasai
matematika sederhana, tata cara bahasa Indonesia, dan sebaiknya bahasa inggris
secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak
selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang
bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma, atau sarjana.
2.
Syarat
keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan
menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga
adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi, kemampuan menggunakan aplikasi
computer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolahan data.
Selain itu, personel kantor harus perlu memilki kemampuan melaksanakan
pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau
prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.
3.
Syarat
kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda.
Akan tetapi, ada unsure-unsur sikap yang umum, yang idealnya dimiliki oleh
personel kantor, yakni loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan),
dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan
informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan, ketekunan dan kerajinan,
kerapian.
F. Peran penting Manajer Kantor dan
Pengawas kantor
Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan
mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap
memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya. Jadi tujuan administrasi
atau fungsi kantor, dari manajer kantor yaitu membantu manajer puncak agar
mampu mengambil keputusan jangka panjang dan membantu manajer bawahan agar
mampu bekerja lebih efektif dan efisien.
- Uraian
pekerjaan untuk manajer kantor
Menurut Mills (1984: 11), pekerjaan manajer kantor adalah[20]:
a) Menjamin bahwa sumber daya
kantor digunakan secara efisien dan ekonomis
b) Menjamin ketersediaan
sumber daya yang memadai untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan
c) Menyiapkan anggaran dan estimasi
serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan output dan
pengeluaran berdasarkan anggaran
d) Menegakkan sistem dan prosedur
kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien sebagai dasar
pengambilan keputusan manajemen
e) Mengatur perekrutan,
seleksi, dan prosedur peletihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang
dan di masa yang akan datang
f) Menjamin suatu sistem
komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional
g) Menegakkan dan
mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan konsultasi
staf yang efektif dan menjamin keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan
personel kantor
h) Mempertahankan sirkulasi
kantor secara efisien dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas
bawahan serta mempertahankan koordinasi dan kerjas sama antar staf
- Basic
qualification bagi seorang office manager
Menurut The Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang
manajer kantor adalah:
a) Kemampuan pejabat pimpinan
b) Latar belakang praktek
c) Latihan manajerial
d) Kemampuan mengungkapkan diri
e) Bersikap terbuka
f) Keingintahuan
g) Kreatifitas
h) Pertimbangan sehat
i) Kemampuan
menjual gagasan
j) Kesabaran
k) Pengendalian emosi
l) Kemampuan kerja
sama
Menurut Moekijat (1997:4), seorang pengawas kantor adalah
seseorang yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadio
bawahan dari seorang manajer kantor. Adapaun tugas dari pengawas kantor adalah:
- Tugas
pokok
- Member
perintah untuk melaksanakan pekerjaan
- Mengawasi
pegawai dalam mengawasi pekerjaannya
- Melatih
pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tomabk
organisasi adalah karyawan operasional
- Memelihara
hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana
- Tugas
pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan
- Merencanakan
pekerjaan tiap seksi/unit. Misalnya: perintah perhitungan gai harus
selesai tiap tanggal 26 Maret tiap bulan
- Mengusahakan
agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat mengetahui tahapan
berikutnya yang harus dilaksanakan
- Menjamin
adanya ketelitian. Misalnya: pegawai mengetik dengan 10 jari dengan cepat
dan tepat
- Mengoordinasikan
pekerjaan dengan seksi lain
- Membagi
pekerjaan secara adil atau serata mungkin
- Mengembangkan
metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan
- Tugas
pengawas dalam hubungannya dengan bawahan
- Melatih
bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik
- Mengembangkan
latihan dengan sistem magang
- Mendelegasikan
tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada bawahan yang berbuat salah
dengan catatan kesalahan tersebut masih ditolerir
- Mendamaikan
perselisihan antar pegawai karena mempengaruhi produktifitas kerja
- Memelihara
disiplin, memberi teguran, atau memberi pujian jika perlu
- Tugas
pengawas dalam hubungannya dengan atasan
- Meminta
rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian
- Bekerja
dengan pengawas lain yang selevel
- Mengijinkan
dan mendorong pertukaran pegawai
- Melaksanakan
kebijakan perusahaan.
G. Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan,
Pekerjaan
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk
(2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang
diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting yang berpengaruh
dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja yang
mendeskripsikan bagaimana sebagai input menambah nilai terhadap sebuah
pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua
adalah strategi bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang
paling tepat dengan strategi tersebut[21].
Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan[22]:
- Penyederhanaan
pekerjaan, asumsi ini didasari bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi
lebih sederhana.
- Pemekaran
pekerjaaan, pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace dilakukan dengan
memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
- Perotasian
pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan untuk merotasi karyawan di antara
pekerjaan yang ada tanpa mengubah sebuah alur pekerjaaan.
- Memperkaya
pekerjaan, pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih
menarik dan menantang bagi seorang karyawan.
- Desain
pekerjaan berdasarkan Tim, pendekatan ini dilakukan dengan memberi
wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
Setelah pekerjaan tersebut di rancang, rencana berikutnya
adalah analisis pekerjaan yang merupakan pengumpulan informasi yang digunakan
dalam membuat suatu keputusan tentang pekerjaan. Hal tersebut dilakukan dengan
mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.
Dan biasanya dalam melakukan sebuah analisi pekerjaan itu diahjukan beberapa
pertanyaan yang diperlukan.
Sedangkan langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah
diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke
dalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan, ada 2
jenis diskripsi pekerjaan[23]:
- Deskripsi
pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban,
dan tanggung jawab dari pekerjaan.
- Deskripsi
pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan.
H. Sekretaris dan kesekretariatan
Salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat dalam
oragnisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan
kesekretariatan. Peran seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana
administrasi namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting
dalam menunjang keberhasilan seorang pemimpin dalam tugas administrasi dan
manejerial, dan kdan di kantor juga sebagai pusat informasi.
Sekretaris menurut Webster adalah seorang pegawai yang yang
memelihara warkat, melakukan kospondensi da tugas-tus administrasi lainnya,
juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang
mengepalai suatu departemen pemerintahan[24].
·
Jenis
jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu[25]:
- Berdasarkan
luas lingkup tanggung jawab:
- Sekretaris
organisasi, seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi
maupun instansi pemerintah.
- Sekretaris
pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas
administrasi.
- Berdasarkan
kemampuan dan pengalaman kerja:
- Sekretaris
Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di suatu
organisasi.
- Sekretaris
Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan pengalaman yang
memadai dalam kapasitasnya sebagai sekretaris.
- Berdasarkan
spesialisasi: di samping memiliki kemampuan sebagai seorang sekretaris,
mereka mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan suatu organisasi[26].
·
Menurut
Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam 5 bagian[27]:
- Tugas
perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intruksi dari
pemimipin, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat
yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat
rutin.
- Tugas
resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu denag pemimpin,
mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, menyusun
prioritas acara kerja sehari-hari.
- Tugas
keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, misalnya
penyimpangan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan
sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan,
dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena tugas dari bagian
keuangan), menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
- Tugas
Sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan
rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya,
menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa terhadap relasi atas nama
pimpinan.
- Tugas
insidentill, diantaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan,
pidato, atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa seminar
bila pimpinan berhalangan
·
Ada
3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam
pekerjaannya[28].
- Dependance,
pada tahap awal seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan yang
tinggi pada rekan kerja maupun pimpinannya.
- Independence,
seiring dengan Adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap ruang lingkup
pekerjaannya, sekretaris semakin mampu memahami dan melaksanakan tugasnya.
- Interpendence,
pada tahap ini sekretaris sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja
yang lebih konstrutif dengan merasa ikut memiliki perusahaan, memahami
segala sesuatu yang menyangkut kepentingan perusahaan, dan menjalin
keterikatan kerja dengan bagian lain.
BAB
III
PENUTUP
Kesimpulan
Menurut Robbons (2003), Gitlow
(2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam
mendesain struktur organisasi:
- Spesialisasi pekerjan
- Departementalisasi
- Rantai komando
- Rentang pengawasan
- Sentralisasi dan desentralisasi
- Formalisasi
Struktur dalam organisasi memiliki
macam-macam bentuk, mulai dari di bidang organisasi perkantoran/perusahaan
sederhana dan sampai yang lebih luas. Ini disesuaikan berdasarkan banyaknya
anggota, itu terdiri dari
- Organisasi lini (garis lurus)
- Organisasi lini dan staf
- Departementasi produk
- Komite
- Wilayah
Di setiap personel mempunyai tugas
dan tanggung jawab sendiri berdasarkan jabatannya, mulai dari kepala kantor
sampai pemegang keuangan. Ini dilakukan demi melancarkan jalannya
perusahaan/kantor. Tapi hanya dua tugas yang paling penting yakni manajer
kantor dan pengawas kantor.
Rancangan pekerjaan didefinisikan
oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam
tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting
yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja yang
mendeskripsikan bagaimana sebagai input menambah nilai terhadap sebuah
pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua
adalah strategi bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang
paling tepat dengan strategi tersebut
Sekretaris menurut Webster adalah
seorang pegawai yang yang memelihara warkat, melakukan kospondensi da tugas-tus
administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan,
atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan
Menurut Sutarto, pada dasarnya tugas
sekretaris dapat dibagi dalam 5 bagian:
- Tugas perkantoran
- Tugas resepsionis
- Tugas keuangan
- Tugas Sosial
- Tugas insidentill
Ada 3 tahapan yang harus dilalui
seorang sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya.
- Dependance
- Independence
- Interpendence
DAFTAR
PUSTAKA
Hutapea, Parulian dan Nurianna
Thoha. 2008. Kompetensi Plus Teori, Desain, Kasus, dan Penerapan untuk HR
dan Organisasi yang Dinamis. (Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama)
Rahman, Hasanuddin. 2004. Manajemen
fit & proper test.(Yogyakarta:Pustaka Widyatama).
Suparjati dkk. 2000. Tata Usaha
dan Kearsipan. (Yogyakarta:Kanisius).
zaharudin, Harmaizar. 2006. Menggali
Potensi Wirausaha. (Bekasi: CV.Dian Anugrah Prakasa)
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern. (Jakarta: Erlangga)
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen
Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius)
[1]
Suparjati, dkk,Tata Usaha dan Kearsipan,(Yogyakarta:Kanisius,2000)hlm.1
[2]
Hasanuddin Rahman,Manajemen fit & proper test.(Yogyakarta:Pustaka
Widyatama,2004). Hlm. 12
[3]
Parulian Hutapea dan Nurianna Thoha, Kompetensi Plus Teori, Desain, Kasus,
dan Penerapan untuk HR dan Organisasi yang Dinamis,(Jakarta:PT.Gramedia
Pustaka Utama,2008).Hlm.57
[4]
http://id.wikipedia.org/wiki/Kantor
[5]
Harmaizar Zaharuddin,Menggali Potensi Wirausaha,(Bekasi:CV.Dian Anugrah
Prakasa,2006)hlm.172
[6]
Badri Munir Sukoco,Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,(Jakarta:Erlangga,2007)hlm.18
[8]
Harmaizar Zaharuddin ,Ibid,hlm.173
[9]
Badri Munir Sukoco,ibid,hlm.18
[11]
Harmaizar Zaharuddin ,Ibid,hlm.174
[12]
Badri Munir Sukoco,ibid,hlm.20
[16]
Harmaizar Zaharuddin,ibid,hlm175
[17]
Suparjati, dkk,ibid,hlm.4
[20]
Ida Nuraida, SE, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: 2008,
Kanisius), hlm. 12
[21]
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasiv dan Perkantoran Modern, 2002,
(jakarta: Erlangga), hal. 23
