1.
Manajemen Arsip
·
Pertanyaan : Apa fungsi dari manajemen arsip?
· Jawaban : Manajemen arsip memiliki fungsi untuk
menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,
pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,
pemindahan dan pemusnahan arsip.
2.
Manajemen Rapat
·
Pertanyaan : Manajemen rapat sangat berpengaruh bagi
keefektifan rapat yang akan diselenggarakan. Apakah langkah-langkah untuk
mengelola rapat yang efektif?
·
Jawaban : Mulailah tepat waktu, nyatakan tujuan dengan jelas dan materi yang akan di bahas,
mencatat jalannya rapat,
pastikan semua topik dibahas,
arahkan pertemuan kearah pengambilan
keputusan, mengelola
penggunaan waktu, mengelola konflik, mengendalikan rapat,
kembangkan rencana tindak lanjut dan
berikan penugasan, dan akhiri tepat waktu.
3.
Organisasi Perkantoran
·
Pertanyaan : Apa saja prinsip-prinsip organisasi
perkantoran?
·
Jawaban :
1.
Prinsip
Tujuan
Tujuan
organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus
dirumuskan dan dimengerti oleh setiap pegawai itu sendiri. Tujuan yang
dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2.
Prinsip
Kesatuan Fungsi
Setiap
organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerja sama
untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran
merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling
berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3.
Prinsip
Hubungan Individual
Organisasi
perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melaksanakan
pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun
individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
4.
Prinsip Kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja
berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan
memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas
mengurangi keraguan.
5.
Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran
mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggungjawabnya sehingga ia
dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
6.
Prinsip Laporan kepada Atasan Tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas
kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasiperkantoran tersebut
harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang
atasan.
7.
Prinsip
Kepengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan
dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi
perkantoran itu dapattercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah
perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif
pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
8.
Prinsip
Jangkauan Pengawasan
Agar
pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan
pengawasan di bawahpengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang
pengawas seyogyanya dibatasi, semakinjauh pengawasan menejer kantor semakin
besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
4.
Sistem Komunikasi Perkantoran
·
Pertanyaan : Apa saja jenis-jenis komunikasi
perkantoran yang sistematis?
·
Jawaban :
1.
Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Ini meliputi surat yang dikirimkan melalui surat pos atau
petugas penhantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.
2.
Sistem Kominikasi Lisan ( Oral Communication)
Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam
kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.
3.
Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks, sampai televisi.
4.
Sistem Panggilan Petugas( Staff Location System)
5.
Pengawasan dan Pelaporan Organisasi Perkantoran
·
Pertanyaan : Pengawasan dan pelaporan organisasi
perkantoran mempunyai beberapa manfaat. Sebutkan!
·
Jawaban :
1.
Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan
diperoleh organisasi.
2. Membantu pegawai dalam meningkatkan
produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang
dibutuhkan.
3.
Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai
atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.
4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat
rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi
permodifikasiannya.
5.
Membantu mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline
yang ditetapkan.
6.
Desain Interior dan Lingkungan Kantor
· Pertanyaan : Untuk mendesain interior dan lingkungan
kantor, dibutuhkan seorang desainer interior. Seperti apakah kategori desainer
interior yang profesional?
·
Jawaban : Desainer yang profesional yaitu desainer
yang telah terkualifikasi melalui pendidikan, pengalaman, dan ujian. Seorang
desainer interior harus bisa mengidentifikasi, meneliti, dan secara kreatif
memecahkan permasalahan dan mengarahkan perancangan menuju lingkungan fisik
yang sehat, aman, dan nyaman. Desainer
interior juga bertanggung jawab dalam berbagai hal, meliputi
pengorganisasian ruang untuk menyelaraskan dengan fungsinya, meyakinkan
bahwa desain yang dibuat match atau sesuai dengan penggunaan kode
keamanan bangunan, mengatur konstruksi dan penerapan desain, bahkan juga
mendesain transmisi akustik dan tata suara. Seorang desainer interior
juga dituntut tanggungjawabnya dalam memilih dan menentukan peralatan, perabot,
produk, bahan dan warna yang digunakan dalam perancangan interiornya.
7.
Manajemen Komunikasi
·
Pertanyaan : Di dalam manajamen terdapat manajer dan di
dalam ilmu komunikasi dikenal dengan istilah manajer komunikasi. Manajer
komunikasi memiliki tiga peran utama, sebutkan!
·
Jawaban :
1. Peran interpersonal (interpersonal roles), menyangkut
interaksi dengan pihak dalam atau pihak luar.
2. Peran Informasional (informational roles), menyangkut
pemberian, penerimaan, dan penganalisisan informasi.
3. Peran Pengambilan Keputusan (decisional roles), menyangkut pemanfaatan
informasi dalam membuat keputusan penting bagi pemecahan masalah.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar